きちんと指示を受ける|公務員の仕事術

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きちんと指示を受ける|公務員の仕事術

上司の指示に従って仕事を進めていたのに、注意された経験はありませんか?「急がないというから後回ししていたのに」「ポイントだけまとめろというからメモを作ったのに」「他市を参考に自分なりに工夫したのに」。すべて、指示に従って引き受けたのに叱られたケースです。指示どおりに仕事をしていたのに注意されるのは不本意だと思う人が多いでしょう。しかし実務で多いのがこういった不本意な出来事です。そして曖昧な指示がこういったケースを引き起こすことになります。ですから、指示を受けたときは期限・要求水準をきちんと確認するようにしましょう。具体的には、1.いつまでに、2.どのレベルで、3.何を参考にするべきか。指示された時点で聞くのがベストです。特に期限に関しては曖昧な場合が多いですから、詳細をきちんと確認するようにしましょう。たとえば、「〇〇日の〇時でよろしいですか?」という風に、日時を示して確認することで、曖昧な指示でもきちんと仕事を進めることができます。参考資料なら、「事後報告書から数字を拾えば良い」という指示と助言をもらうことで安心して仕事ができるでしょう。上司や先輩からの指示をきちんと受け仕事を進めることは大切なことですが、過不足なく引き受けること、「丁寧すぎる病」は失敗を招きやすいので注意してください。

 

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「丁寧すぎる病」は、特に公務員には多いといわれています。前述したとおり決して悪いことではありませんが、何でも丁寧に仕事を進めてしまうと、「期限どおりに仕事が終わらない」といった事態を招くでしょう。指示を受けたときに2と3を確認していればこういった事態は起こりにくくなります。もし資料作成をしているのであれば、資料の構成イメージを書き、確認を取りましょう。過不足があれば具体的に指示してくれるでしょう。とにかく、「具体的に確認する」ことがもっとも重要となり、コツになります。そして、もし確認したレベル以上のものが必要な場合は、改めて上司に相談し、了承を得てから進めるようにしてください。こうすることで二度手間を避けることができます。最初に「教わったとおりにやろう」と述べましたが、これはあくまで新人の場合であり、そして基本です。教わったとおりに仕事をこなすことは当たり前ですが、それだけでは不足している個所が多く「間違っている」と上司からお叱りを受けてしまうでしょう。

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まずは教わったとおりにやってみる
とにかくメモすること
マニュアルで引き継ぎに備える
5分前のさらに5分前を心がけて
手帳は持ち歩くこと
小さな積み重ねが信頼に繋がる
根拠は何か、目的は何かを考える
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前例は大いに活用する|公務員の仕事に前例無しはレアケース
同じミスを繰り返さない
相手のへ配慮と気配りを忘れない
最初のひと言で「報連相」どれなのか分かるようにしよう
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市民が聞かなくても分かるよう「可視化」する
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立体的な人間関係を作ろう
本を読む習慣をつけよう
リーダーシップを磨くにはリーダーになるしかない
決断力と判断力の違いを抑え、磨こう
勉強会に参加しよう
仕事は早く覚え、未来を見据える
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叱られたら正面から乗り越える
健康で学ぶことを忘れないようにする
家族や友人と過ごす時間を持つ
地域活動に顔を出してみる
まずは働いて汗をかくことが大事
「ぬるま湯の公務員」にならないようにする
異動をステップアップの機会として活用する
進みたいキャリアを意識する