指示を受けたらゴールを想像し、段取りに力を入れる｜公務員の仕事術
考えなしの行動はNG
仕事の指示を受けたら、まずはゴールを具体的にイメージしましょう。
指示を受けて考えなしに突っ走ってしまうとその後迷走してしまい、失敗してしまうリスクが高くなります。
次に必要な成果物をひとつひとつ書き出します。
一見すると指示を受けてすぐに反応した方が、スピーディーに仕事をこなすことができそうですが、最終的には仕事が遅れてしまうことが実際にはとても多いのです。
新人の頃はどうしても張り切って仕事をしてしまいがちですが、思いつくままに進めて後になってから「あれが無い」「これが足りない」と大騒ぎしてする、というのはよくある話です。
なので、先にゴールを具体的にイメージして、必要なことを洗い出すことで無駄な作業を防ぎ、スムーズに仕事をこなすことができるようになります。
その際は、アウトプット（仕事の結果として作成されるモノ）とアウトカム（成果）の2つの側面をイメージし、ひとつひとつ書き出し、それらに必要な情報や作業を整理するといいでしょう。
作業に入る前にきちんとまとめておくことで、作業の漏れを防ぎ、効率良く仕事ができるようにになります。
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特にイメージしたいのは、「成否を分ける要件」です。
アウトプットを書き出し作成作業をイメージできたとしても、ここで作業に入ってしまうのはまだ早い。
必要なアウトカム（成果）をきちんと数字等で書き出しておきます。
たとえば、新制度の課内説明会で考えてみましょう。
新制度についての課内の理解を得ることに着目し、参加人数や理解内容などについて考えます。
ここでは「どこまでいけば成功」「何を下回ると失敗」という要件がありますが、そうした要件をまず上司や先輩に確認します。
そして、アウトプットをアウトカムにどのようにして繋げるかを考えると、目的達成の確率が飛躍的に高まるでしょう。
たとえば、参加者100人以上に新制度の概念と必要性を理解してもらうことができれば「成功」。
参加者が30人以下で必要性を理解してもらわなければ「失敗」だったとします。
時期・場所・広報・進行・資料・座席の配置まで考え、失敗の回避し成功させるよう、精度を高めていきます。
。公務員1年目では少々高度ですが、アウトプットとアウトカムに繋げることは将来的にも役に立ちます。
仕事ができる人になるためには避けては通れない道です。
仕事の成否を分けるポイントとは
アウトプットを書き出し作成作業をイメージしたら、ゴールとなる成果をイメージします。
仕事の成否を分けるために具体的な要件をイメージすることはとても重要なことです。
「どこまでいけば成功」「何を下回れば失敗」「どう作業を成果に繋げるか」を考える時間はきちんと作りましょう。
先程の例でいえば、参加人数や理解内容などで要件をまとめたら、必ず先輩や上司に確認したうえで、アウトカムに繋がりそうなアウトプットを検討していきます。
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段取りが出来れば仕事はほぼ出来たようなもの
ここまでイメージできたら、次は段取りを考えます。
具体的には「ゴールから逆算する」「実際に書き出す」「動きだす前に段取り上手な先輩などに確認してもらう」ということになります。
最初から段取りが上手い人はいません。
どんなに段取り上手な人でもこれまでのさまざまな努力や工夫をしてきたはずです。
段取りが上手い人は、「段取り八分」という言葉の意味をきちんと理解しています。
段取り八分とは、ひと言でいうと「仕事での事前準備の大切さ」のことをいい、段取りをきちんと行うことで仕事の約8割は完了しているといっても過言ではない、という意味になります。
もちろん頭では分かっていてもすぐに実践できるわけではありませんが、段取り八分という意味を理解していれば仕事に対する意識を大きく変えることができるでしょう。
段取り上手な人を観察していると、多くの人がたくさんの仕事を抱えていても支障が出そうなポイントを事前に潰し、順序良く進めています。いまいちピンとこないかもしれませんが、まずは具体的に書き出してみましょう。
具体的にゴールをイメージし、作業を書き出すことで、段取りがイメージでき、それだけでも段取りが上手くなります。
もう少し具体的に解説すると、「ゴールから逆算」したら、必要な手順を書き出します。
スケジュールにきちんと落とし込みましょう。
実際に紙に書き出し、スケジュールも作成します。そうすることで漏れをなくすことができるのです。
そこまで作った段階で、それを段取りが上手い人に見てもらいます。
段取り上手の人なら「たたき台」がそこまで出来あがっていれば、どこが間違っているのか、不足しているのか、注意すべき点などが分かり、内容に間違いがあれば、アドバイスしてくれるはずです。
公務員にとって段取り力はとても重要になりますが、段取りを人に見てもらっている人は意外と少ないといいます。
段取りを上達させたいと思うのであれば、段取り上手な人から学び吸収していきましょう。