マニュアルで引き継ぎに備える|公務員の仕事術

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マニュアルで引き継ぎに備える|公務員の仕事術

公務員は、次の年には違う業務を担当することがほとんどです。そのため、担当業務を引き継ぐまでが大切な仕事になります。公務員にマニュアルが必要になるといわれるのは、十分な引き継ぎをすることで後任者が安心して仕事を遂行できるため。自身も、前任者の引き継ぎによって新たな業務がスタートします。不十分な引き継ぎでは、やはり困ってしまうでしょう。新人職員の頃から、教えられた業務をしっかりマニュアルにまとめていきます。引き継ぎについては「引継書」、業務の進め方については「マニュアル」が公式の文書になりますから、引き継ぎを受けるとすぐにこの2つを更新することになります。ただ、きれいにまとめるだけがマニュアルではありません。というのも、公務員は毎年異動があり担当業務が変わります。場合によっては、まったく異なる業務を担当することになる可能性もあるでしょう。大切なことは、「いつ何を教わったのか」ということ。つまずいた部分も含めて、どのような順序でいつ何を教わったのかを記録することで後任者も安心して仕事を引き継ぐことができますし、自身が異動したときも助かります。

 

書き方はさまざまですが、ポイントは1.目的、2.根拠、3.手順、4.注意点、5.主なミスやリカバリーの方法など。ここで注意してほしいのは、「手順」のみを書いてしまうことです。「目的」と「根拠」がなければ応用がきかず後で困ることになります。そして「注意点」「主なミスやリカバリー方法」はトラブル対応の際に重要になるでしょう。マニュアルでは1〜3を押さえてまとめてから、業務を遂行するなかで4・5を書き足していくと効率良くまとめることができるようになります。マニュアルづくりは、慣れてくるとスムーズに行うことができます。公務員にとって必須スキルになりますから、新人のうちからしっかり身につけておきましょう。

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始業と同時に仕事ができるように出勤しよう
まずは教わったとおりにやってみる
とにかくメモすること
5分前のさらに5分前を心がけて
手帳は持ち歩くこと
小さな積み重ねが信頼に繋がる
きちんと指示を受ける
根拠は何か、目的は何かを考える
指示を受けたらゴールを見据えてから動きだそう
前例は大いに活用する|公務員の仕事に前例無しはレアケース
同じミスを繰り返さない
相手のへ配慮と気配りを忘れない
最初のひと言で「報連相」どれなのか分かるようにしよう
意見を言おう。決定には従おう
自分の部署だけ良ければ良いはダメ
第一印象の大切さを常に意識する
市民が聞かなくても分かるよう「可視化」する
上司の目線で書くことを重視する
文書は、習うより慣れることがもっとも重要
会計は面白い!
会議の流れを掴むトレーニングとは
調整と整理の違い
手帳を活用しよう
根回しのやり方を覚えよう
トラブルを想定して対策をシュミレーションする|公務員の仕事術
例規と要綱を読めば周りと差が付く|公務員の仕事術
若手は雑用を積極的に引き受ける
人間関係を広げると仕事がやりやすくなる
メンターを見付け、ライバルを作ろう
人には敬意を払おう
立体的な人間関係を作ろう
本を読む習慣をつけよう
リーダーシップを磨くにはリーダーになるしかない
決断力と判断力の違いを抑え、磨こう
勉強会に参加しよう
仕事は早く覚え、未来を見据える
モチベーションを保つ工夫をする
叱られたら正面から乗り越える
健康で学ぶことを忘れないようにする
家族や友人と過ごす時間を持つ
地域活動に顔を出してみる
まずは働いて汗をかくことが大事
「ぬるま湯の公務員」にならないようにする
異動をステップアップの機会として活用する
進みたいキャリアを意識する