マニュアルで引き継ぎに備える｜公務員の仕事術

公務員は、次の年には違う業務を担当することがほとんどです。そのため、担当業務を引き継ぐまでが大切な仕事になります。公務員にマニュアルが必要になるといわれるのは、十分な引き継ぎをすることで後任者が安心して仕事を遂行できるため。自身も、前任者の引き継ぎによって新たな業務がスタートします。不十分な引き継ぎでは、やはり困ってしまうでしょう。新人職員の頃から、教えられた業務をしっかりマニュアルにまとめていきます。引き継ぎについては「引継書」、業務の進め方については「マニュアル」が公式の文書になりますから、引き継ぎを受けるとすぐにこの2つを更新することになります。ただ、きれいにまとめるだけがマニュアルではありません。というのも、公務員は毎年異動があり担当業務が変わります。場合によっては、まったく異なる業務を担当することになる可能性もあるでしょう。大切なことは、「いつ何を教わったのか」ということ。つまずいた部分も含めて、どのような順序でいつ何を教わったのかを記録することで後任者も安心して仕事を引き継ぐことができますし、自身が異動したときも助かります。

 

書き方はさまざまですが、ポイントは1.目的、2.根拠、3.手順、4.注意点、5.主なミスやリカバリーの方法など。ここで注意してほしいのは、「手順」のみを書いてしまうことです。「目的」と「根拠」がなければ応用がきかず後で困ることになります。そして「注意点」「主なミスやリカバリー方法」はトラブル対応の際に重要になるでしょう。マニュアルでは1〜3を押さえてまとめてから、業務を遂行するなかで4・5を書き足していくと効率良くまとめることができるようになります。マニュアルづくりは、慣れてくるとスムーズに行うことができます。公務員にとって必須スキルになりますから、新人のうちからしっかり身につけておきましょう。