手帳を活用しよう｜公務員の仕事術

あっちもこっちもやるべき仕事が多くて、すべてを上手く進めることができないと嘆いている人は少なくありません。複数の業務を担当している場合にこのようなケースに陥りやすく、1つを進めていると他の業務が遅れてしまいます。頑張って遅れている業務を進めると、今度は別の締切間際の仕事が残っている…。毎日仕事に追われ、困っている人は少なくありません。特に要領が掴めていない若手職員にありがちで、あっちの仕事もこっちの仕事もバランス良く進めていきたいのに、それができないと相談を受ける先輩職員は多いでしょう。このように毎日いろんな業務に追われていれば、仕事をするのもイヤになってしまいます。では、どうすればどの仕事もスムーズに進めることができるのでしょうか？いくつかの方法があると思いますが、ベストな方法は「手帳術」です。要するに手帳を活用することでどんなに山積みの業務でも、あっちもこっちも業務をこなさなければいけなくても、余裕をもって仕事に取り組むことができます。手帳を活用し、どんどん頭を切り替えることで、業務に追われる心配がなくなるのです。また手帳を使って仕事をすることでやるべきことにしっかり集中することができます。やるべきことを整理するたびに手帳に書き込み、一旦頭から追い出すことで集中力も上がりますし、やるべきことが明確になるので、あれもこれもと業務に追われる心配がありません。そして、やるべきことが終わったらふたたび手帳を見て次のやるべきことに取り掛かります、要するに、手帳を「第二の脳」とすることで、次々と頭を切り替えやるべきことを処理できるようになるのです。効率良く業務を進めている人は、手帳を使いこなしている人が多いといいます。

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しかし、手帳術も決して簡単に身につけられるわけではありません。一見すると簡単そうに思われがちですが、5つ以上と業務の数が増えてくると大変です。この場合は、手帳の使い方にコツがあります。まず、横軸に日付を書き、縦軸に業務を書けるようにマトリクス表を作っていきます。そこに、やるべき仕事を書き込んでいき、集中してやるべきことがあれば前後にずらして書いていきましょう。これをスケジュールやタスクに落とし込んでいくことで抜け漏れを防ぐことができます。こうした機能を使いこなしていれば、先ほど述べたように5つ以上の業務を抱えていてもクリアできるでしょう。ちなみに、マトリクス表を書き込みやすい手帳も売っています。セパレートダイヤリーなら業務が多い公務員でも使いやすいはずです。一時期流行った「ほぼ日手帳」も役立ちますし、iPhoneやiPadのリマインダーなども役立つでしょう。ここには、進捗確認や空き時間などの予定も組み込んでいくのがポイントです。特に参考にしてほしいのは、1.必ず予定に落とし込むこと、2.予定は詰め込みすぎないことです。それぞれもう少し詳しく説明すると、1はやるべきことは必ずスケジュール化します。たとえば、係員2人に調査を依頼し、その結果をまとめて資料を作る場合、そして、その資料をもとに来週末課長と打ち合わせをするとしましょう。この場合、「係員2人への依頼」「週末は係員2人への進捗確認」「次の週の前半は資料作成の作業」「週末に課長と打ち合わせ」とアポイントを手帳に書いていきましょう。こうすることで単なる予定確認として手帳を使うのではなく、進行管理のツールとしても活用できます。公務員1年目は、基本的に指示されて仕事を行っていきますから1人で完結するものはほとんどないでしょう。誰かに頼み、頼んだ内容を確認し、作業していく…。上司への中間報告や提出もとても重要ですから、きちんとスケジュールに書き込む必要があります。上司にとっても、しっかり報告してくれる部下は重宝したいでしょう。

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次に2つ目の予定を詰め込みすぎないということですが、すべての予定をみっちり手帳に書いてしまうと体調や集中力にも影響します。ですから、1日の中で必ず30分の空き時間や、過密な日の後はある程度余裕を作りましょう。余裕を持つ意識を作ることで臨機応変に対応できるようになります。どんなにスケジュール化していても、必ずしもそのとおりに進められるわけではありません。体調を崩し仕事ができない日も出てくるでしょうし、集中力がない日もあるでしょう。常に最高のコンディションとは限りませんから、余裕がある日を意識的に作ることが大切です。手帳の活用法については、さまざまな本が出版されています。最近ではアプリも増えていますから、これらを存分に活用すれば仕事の効率化と公私の両立がしやすくなるでしょう。やりたいことも優先できるようになります。ただ、人には相性というものがあります。手帳術を身につけることはとても良いことですが、なかには合わない人もいるでしょう。合わない人がこの方法をとっても、効率良く仕事を進めることができません。それどころか今までより仕事に時間がかかってしまう心配も…。ですから、あくまでスケジュール化は参考までに留めておき、自分に合った管理術を研究し身につけてください。