根回しのやり方を覚えよう｜公務員の仕事術

せっかく起案したものも、課長が不在で進められないことがあります。新人のときは、この場合どのように対処したら良いか分からない人が多いでしょう。しかも、その起案は課長の決裁を経て期日までに業者にシステム改修をしなければいけない…。要するに課長がいなければ進められないというわけです。期日までに日数があれば他の仕事を片付けることができますが、日数がない場合は焦ってしまいます。課長が出張や休暇と重なっていれば、なおさら大変でしょう。この案件でもっとも大切なことは、「課長に相談する」「その判断を踏まえ起案をまとめて決裁を得る」ことです。課長がいなければどうにもならないのであれば、事前に課長の予定を押さえておくことが大切ですし、先に相談だけ済ませていれば焦ることはなかったでしょう。仕事をスムーズに進めるためには、「関係者の予定をしっかり押さえること」が重要になります。特に調整の場合、根回しを要する人たちの予定は先に押さえておく必要があり、そうしないことにはスムーズに予定を進めることはできないからです。前述した事態は、課長には問題ありません。課長も出張や休暇などが重なり多忙であると、きちんと対応することができないからです。それに合わせて部下が動くのが筋になります。

 

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ですから、課長の決裁を得るのが必要になるのであれば、まず課長の予定を把握し、課長の予定に合わせなければいけません。議会対応が集中すると、まとまった時間は割いてもらえませんし、相談も難しくなってしまいます。ですから、相談が必要になる場合は必ず議会のない月に予定を入れておくことが大切でしょう。どんな大きなイベントでも列席者となっている場合があるので注意してください。

 

関係者の予定をしっかり把握しておくと、忙しい時期もある程度知ることができます。何に関心を払っているかも見えてくるでしょう。そこに配慮し、分かりやすい説明をすることで根回しの効果は倍増します。ひと口に根回しといっても、関係者によって忙しさは違いますし、説明にかかる時間や話す内容も異なります。議会や審議会などで問題の話題が上がっていれば、細かい説明が求められる場合もあるでしょう。逆に問題に忙殺されている場合は、簡潔で短い説明が求められます。関係者が上司に説明しなければいけないときは、渡す資料を分かりやすくしておくことも大切でしょう。たとえば、予算要求のヒアリングなら「見れば分かる資料」が必要になります。この場合、図やグラフを使うとより分かりやすくなるでしょう。こうした気づかいも、仕事をスムーズに進めていくためには欠かせないことです。先にも述べましたが、公務員の仕事はひとりで完結するものではありません。特に大きい仕事は、関係者が多く円滑に進められない場合が多いといわれています。ですから、関係者の予定をしっかり押さえ状況を把握することが重要になるでしょう。