公務員の仕事術(新規採用〜20代)

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公務員の仕事術(新規採用〜20代)記事一覧

始業と同時に仕事ができるように出勤しよう|公務員の仕事術

公務員になって最初の1ヶ月は、「始業時間20分までの出勤」が身につけるべき習慣になります。もちろんそれだけではありませんが、特に入社してすぐの頃は、この習慣が非常に重要になり、仕事にも大きく影響してきます。たとえば市役所で働いていた場合、その日によって朝イチからお客さんの対応をしなければいけなくなる...

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まずは教わったとおりにやってみる|公務員の仕事術

新人職員が「1年目から知っていたら良かった」と思うことに「教わったとおりにやる」という意見がもっとも多かったことが分かりました。創意工夫するには、まず教わったことをその通りこなすことが大切です。言われたとおりにやるのではなく、自分で考えて実践することが大切だという意見が多いなか、新人職員にとっては意...

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とにかくメモすること|公務員の仕事術

公務員は文書主義です。そのため、いかに用語が正確であるかが重要になるでしょう。受け取った言葉を正確にきちんと伝えることがとても重要視されます。たとえば新人職員が電話を取り、課長への電話だったとします。課長が席を外している場合、後からかけ直してくれる人もいますが、新人職員が電源を受け取ることもあります...

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マニュアルで引き継ぎに備える|公務員の仕事術

公務員は、次の年には違う業務を担当することがほとんどです。そのため、担当業務を引き継ぐまでが大切な仕事になります。公務員にマニュアルが必要になるといわれるのは、十分な引き継ぎをすることで後任者が安心して仕事を遂行できるため。自身も、前任者の引き継ぎによって新たな業務がスタートします。不十分な引き継ぎ...

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5分前のさらに5分前を心がけて|公務員の仕事術

業務の会議があった場合、会場に着くのは5分前の5分前がベストといわれています。これは正しくは「正規の構成員なら5分前」「随員ならその5分前」という意味です。さらに、会議を主催する側はそのまた5分前にセッティングを終了している必要があります。たとえば、会場のセッティングに20分かかる場合、35分前には...

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手帳は持ち歩くこと|公務員の仕事術

あなたは卓上カレンダー派ですか?それとも手帳派ですか?デスクで仕事をすることが多いと、卓上カレンダーを置いている人は少なくありません。そして、卓上カレンダーに予定を書き、業務管理を行っている人も少なくないといいます。カレンダーに書き込んでいるのですから、「何も書かないより業務管理できているのでは?」...

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小さな積み重ねが信頼に繋がる|公務員の仕事術

公務員の世界はとても狭いため、ずっと続く人間関係がカギになります。職場も地域もとても狭いため、小さな情報がすぐに職場の人に伝わります。それくらい人間関係は縦横に繋がっているのです。近所の人から職場の先輩へ、職場の先輩から近所の人へ、ととにかくとても狭くなっています。もしかしたら、初対面から知っている...

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きちんと指示を受ける|公務員の仕事術

上司の指示に従って仕事を進めていたのに、注意された経験はありませんか?「急がないというから後回ししていたのに」「ポイントだけまとめろというからメモを作ったのに」「他市を参考に自分なりに工夫したのに」。すべて、指示に従って引き受けたのに叱られたケースです。指示どおりに仕事をしていたのに注意されるのは不...

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根拠は何か、目的は何かを考える|公務員の仕事術

こんな話があります。公務員1年目で庶務担当していたAさんが、契約締結依頼を管財課に提出すると、「これでは受けられない」といわれてしまいました。もともと一者随意契約(随契)で行われていたため、その理由書も以前のものと同じように書き写していたにも関わらず「これでは受けられない」と言われたのです。原因は、...

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指示を受けたらゴールを想像し、段取りに力を入れる|公務員の仕事術

考えなしの行動はNG仕事の指示を受けたら、まずはゴールを具体的にイメージしましょう。指示を受けて考えなしに突っ走ってしまうとその後迷走してしまい、失敗してしまうリスクが高くなります。次に必要な成果物をひとつひとつ書き出します。一見すると指示を受けてすぐに反応した方が、スピーディーに仕事をこなすことが...

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前例は大いに活用する|公務員の仕事に前例無しはレアケース

公務員の仕事には、多くの前例・事例が存在します。逆に言えば、前例がないケースは非常に稀ともいえます。ですから、役所にある過去の資料・資源はとても役に立ち、フル活用することで簡単に仕事ができるようになります。過去の資料をきちんと確認していれば、大きな失敗をすることはほとんどありません。若手職員で多い失...

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同じミスを繰り返さない|公務員の仕事術

同じように仕事をしていても、なぜか「ミスの多い人」「ミスの少ない人」がいます。誰だってミスは嫌なものですし、なるべくは避けたいところです。しかし、最近の若手職員はミスが少ないといわれています。若手職員こそミスが多いイメージがありますが、なぜか最近はそういった若手職員が少ないといいますから驚きです。も...

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相手のへ配慮と気配りを忘れない|公務員の仕事術

公務員に限らず、どんな職種でもよくあるのが「配慮不足」です。たとえば、こんなケースがあります。席を外している課長を探している部長に、「ちょっと席を外しているだけだと思います」と伝えたところ、「先に第二会議室に行くと伝えておいて」とひと言。しかし、会場はもともと第一会議室といわれていたため、戻ってきた...

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最初のひと言で「報連相」どれなのか分かるようにしよう|公務員の仕事術

話が長い人、結論がなかなか出てこない人は少なくありません。たとえば、ある課長が市長ら理事者に担当案件について判断を仰ごうとしたところ、話が長いと理事者が次の予定へ行ってしまい、結局判断がもらえなかったという話があります。30分会議が20分経っても結論が出ないまま延々と説明を続けるため、このような事態...

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意見を言おう。決定には従おう|公務員の仕事術

一番気をつけなければいけないのが、「存在感ゼロ」「不満分子がある」ことです。会議でよくある「何か意見はありませんか」という発言。このとき、誰も発言せずに案件が了承されるケースが多いのですが、一方で特定の人だけが発言している会議もあります。タイトルの「意見を言い決定に従う」というのは、ここで大きく変わ...

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自分の部署だけ良ければ良いはダメ|公務員の仕事術

自分の業務や係の立場での発言ばかりしている人を「ウチ向き志向」といいます。一見すると何のことなのかサッパリですが、たとえば「ウチの課は」「ウチの係では」というように、「ウチは」「ウチは」と発言している人のことをいいます。このウチ向き志向は一般的に使われている言葉ではありませんが、仕事ではマイナスにな...

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第一印象の大切さを常に意識する|公務員の仕事術

要するに第一印象で決まるということです。「見た目で判断されては困る」と思うかもしれませんが、実際第一印象が原因で仕事に支障が出ているケースも少なくありませんから、人は見かけが9割になるというのは事実なのでしょう。納税課のように市民と接する機会が多い仕事は、特に第一印象がものを言います。分かりやすいの...

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市民が聞かなくても分かるよう「可視化」する|公務員の仕事術

納税課にとって大切なことはたくさんありますが、そのひとつが「市民が分かりやすいような窓口にすること」です。場所によってどのように工夫しているかはさまざまですが、毎年同じ誤りがある場合は、やはりきちんと工夫して変えていったほうが市民にとっても働く側にとってもプラスになります。たとえば、納税課の場合は課...

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上司の目線で書くことを重視する|公務員の仕事術

仕上がりが期限間近になり持ち回りで決裁をいただいた起案に限って、後になって誤りが見つかることがあります。それでこっぴどく上司に叱られた経験はありませんか?ここでのポイントは、至急のときほど要領良く行うことです。特に公務員1年目はこのような失敗が多く、たとえば予算要求の起案で段取りが悪くギリギリの作業...

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文書は、習うより慣れることがもっとも重要|公務員の仕事術

文書は、習うより慣れることがもっとも重要になります。公務員にとって、文書を作ることは日々の欠かせない仕事のひとつ。文書を作ることはほとんどないといっても過言ではないほど、毎日文書作成を行っています。そのため、公務員にとって正確かつスピーディーな文書作成能力は不可欠といえるでしょう。とはいえ、誰でも最...

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会計は面白い!|公務員の仕事術

公務員にとって、最初のうちは会計担当など雑用ばかり任されることになります。もっと将来に繋がる仕事がしたいからと転職したのに、毎日伝票処理に追われている…という人は少なくありません。そのため、「こんなことをやって本当に役に立つのか」と疑問を感じずにはいられないでしょう。若手職員ほど、こういった不満を抱...

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会議の流れを掴もう|公務員の仕事術

議事要旨を見ると、どれだけ会議力があるかが分かるといわれています。ですから、会議の流れを掴むためには何度も議事要旨を書くことがもっとも大きなポイントになります。公務員にとって欠かせないのが会議です。仕事を進めるために会議を行っていくため、少しでもスムーズに会議を進めるためにはしっかりとスキルを磨き「...

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調整と整理の違い|公務員の仕事術

どんなに事務力が高くても、調整力が欠けていると調整事項が生じ、ことが上手く進みません。これは、相手の課に出かけた場合に大きな問題になりやすく、一度こじれるとそのフォローがとても大変になります。調整力が高い人はこういったトラブルは少なく、基準に沿って正しく整えることができます。たとえば、ある業務で2つ...

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手帳を活用しよう|公務員の仕事術

あっちもこっちもやるべき仕事が多くて、すべてを上手く進めることができないと嘆いている人は少なくありません。複数の業務を担当している場合にこのようなケースに陥りやすく、1つを進めていると他の業務が遅れてしまいます。頑張って遅れている業務を進めると、今度は別の締切間際の仕事が残っている…。毎日仕事に追わ...

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根回しのやり方を覚えよう|公務員の仕事術

せっかく起案したものも、課長が不在で進められないことがあります。新人のときは、この場合どのように対処したら良いか分からない人が多いでしょう。しかも、その起案は課長の決裁を経て期日までに業者にシステム改修をしなければいけない…。要するに課長がいなければ進められないというわけです。期日までに日数があれば...

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トラブルを想定して対策をシュミレーションする|公務員の仕事術

公務員の仕事にはトラブルがつきものです。毎日トラブルと闘っている人は少なくないでしょう。例えばシステム関係の部署では、システム改修のミスなどはよくあります。このシステム改修のミスによるミスはとても多く、チェックリストを強化して臨んでも起こる場合があるようです。それは、チェックリストの処理過程で正確さ...

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例規と要綱を読めば周りと差が付く|公務員の仕事術

税の撤収担当の話です。職員課に合議してもらわなければいけない起案があり、担当業務との関係があったため合議したところ、課長決裁となってしまいました。他の部と合議する場合、所管部長との決裁が文書管理規定で決まっていますが、前述した話では課長決裁となっています。しかし起案した職員は文書管理規定の存在をそも...

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若手は雑用を積極的に引き受ける|公務員の仕事術

公務員1年目は、さまざまな雑用を引き受けることになります。電話を取ったり、資料のコピーをしたり、文書を届けたり、会議の会場セッティングをしたりとにかくいろんな雑用が降りかかります。1日が、雑用ではじまり雑用で終わるという人も少なくないでしょう。それくらい、新人の頃は多くの雑用をやらなければいけなくな...

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人間関係を広げると仕事がやりやすくなる|公務員の仕事術

世の中には顔が広い人がおり、あちこちに人脈を持っています。そのため、自分の部署だけでなくどの職場にも親しく話ができる知り合いがいて、仕事においてもそれがとても役に立っています。そういう人は、さまざまな動きに通じてざっくばらんに相談もできるので、情報源も豊富です。いろんな情報を吸収できるので、仕事にも...

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メンターを見付け、ライバルを作ろう|公務員の仕事術

メンターとは、広義では「指導者」「助言者」「教育者」などの意味を持ちます。しかし企業においては、先輩社員が新入社員・後輩社員などに日々の業務や精神的サポートをすることを意味します。ここでいう「メンター」とは、前者を指します。自分の将来を大きく変える人がいるということは、メンターを持てるか否かに関係し...

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人には敬意を払おう|公務員の仕事術

どんな人間にも長所がありプライドがあります。いろんな職員と接していると、欠点ばかり目立つこともあるかもしれません。しかし、そんな欠点ばかりに見える職員にも必ず長所がありますし、プライドを持っています。そのプライドを重んじて付き合っていくことが人付き合いではとても重要になるでしょう。「一寸の虫にも五分...

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立体的な人間関係を作ろう|公務員の仕事術

公務員の人間関係で重要になるのが「立体的な関係」です。公務員はさまざまな人と接する仕事です。それは異動が多いことも関係していますが、研修などで出会う機会もあります。さまざまな場所で出会った縁は、異動をきっかけに切れてしまうこともありますが、続く縁もあるでしょう。たとえ部署や自治体が違っても、以前同じ...

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本を読む習慣をつけよう|公務員の仕事術

公務員は、本を読む人が少ないといいます。もちろんいろんな人がいますから、たくさん本を読んでいるという人もいるでしょう。しかし、想像しているよりもはるかに少なく、読んでいても小説や漫画のみという人のほうがほとんどです。公務員は毎日が勉強で、毎日勉強し続けなければいけない職業でしょう。というのも、何度も...

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リーダーシップを磨くにはリーダーになるしかない|公務員の仕事術

どんなことも、やってみないことにはその苦労を理解することはできません。リーダーになることは、自分には関係ないと思っていませんか?公務員には、そういった人が多いといわれています。その反面、「もっと若いうちにリーダーとしての経験を積んでおくべきだった」と後悔している先輩職員は少なくないでしょう。今は、誰...

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決断力と判断力の違いを抑え、磨こう|公務員の仕事術

仕事は、時折予期せぬ事態が起こります。土壇場で追い込まれるときに求められるのが、「決断」と「判断」です。たとえば、あるイベントの責任者だったとしましょう。雨天は中止と事前に決まっていますが、小雨が降ってきました。天気予報では晴れる見込みですが、このまま決行すべきか中止にするべきか、今すぐ判断しなけれ...

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勉強会に参加しよう|公務員の仕事術

学びは成長に繋がります。ですから、積極的に勉強会ができる環境を作りましょう。勉強会のおもしろいところは、各々から興味深い話を聞けること、注目しているものが個々で違うため刺激になります。またみんなでやれば、ひとりでやるよりもハードルは低くなりますし、共有することで仲間意識も生まれるでしょう。楽しく和気...

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仕事は早く覚え、未来を見据える|公務員の仕事術

異動の中で実績を上げるために欠かせない鉄則です。公務員は、人事異動が多い職種であるのはもうご存知の方が多いでしょう。そのため、異動ごとに新しい環境に慣れなければいけません。公務員歴が長い人はある程度慣れているかもしれませんが、新人にとっては慣れるまでが大変です。その異動は昇格かもしれませんし、自分が...

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モチベーションを保つ工夫をする|公務員の仕事術

「この仕事を頑張ったら自分へのご褒美を買おう」。自分へのご褒美がやる気に繋がり、もっと仕事が頑張れるようになる、というのはよく聞く話です。頑張った自分へのご褒美なのですから決して悪いことではありません。しかし、この「自分へのご褒美」には少々注意が必要です。というのも、自分へのご褒美はピンポイントにと...

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叱られたら正面から乗り越える|公務員の仕事術

叱られることが好きな人は多くないでしょう。むしろイヤだと思う人のほうがほとんどです。しかし、公務員として働いているといかに「叱られ上手」がメリットになるかが分かります。「公務員だからこそ、叱られないように完璧な仕事を目指すべきなのでは」と思うかもしれません。それなのに叱られ上手になったほうが良いとい...

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健康で学ぶことを忘れないようにする|公務員の仕事術

トップリーダーとして活躍している人たちは、超がつくほど健康だといいます。自治体の市長ともなると、休みは年に数日だけ。年末年始とお盆くらいしかありませんから、元気でなければ務まりません。雨の日も雪の日も、どんなに悪天候でも出勤し、挨拶も声に張りがあります。深夜まで市議会が行われても、翌朝には組合と団体...

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家族や友人と過ごす時間を持つ|公務員の仕事術

家族や友人と過ごす時間を持つことと、仕事がどのように関係してくるのか…。家族や友人はいつでも会えると思っている人が多いでしょう。しかし、仕事が忙しくなるとなかなか会える機会がありません。近い人ほど、意識しないと会うことができないのです。「いつでも会える」と思っていたら、何年も会えていない…という人は...

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地域活動に顔を出してみる|公務員の仕事術

地域活動に参加するきっかけで多いのが、「最初は〇〇さんに騙されたんだ」という言葉です。「騙された」というと言い方が悪いですが、地域活動に参加するつもりのなかった人ほど、こういった答えが返ってくることが多いといいます。たとえば、職場の先輩に頼まれて当日限りのお手伝いをしたつもりが、気がつけばメンバーに...

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まずは働いて汗をかくことが大事|公務員の仕事術

上杉鷹山をご存じでしょうか。「為せば成る 為さねば成らぬ何事も 成らぬは人の為さぬなりけり」の名言でも知られる江戸時代の名君です。上杉公の名言に「働き一両 考え五両 知恵借り拾両 骨知り五十両 閃き百両 人知り三百両 歴史に学ぶ五百両 見切り千両 無欲萬両」というものもあります。仕事の価値を明確に示...

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「ぬるま湯の公務員」にならないようにする|公務員の仕事術

「出る杭は打たれる」という言葉は聞いたことがある人が多いでしょう。公務員の場合、目立つ人は叩かれるため出すぎないほうが良いといわれており、この言葉が浸透しています。一方で、「出る杭になれ、出ない杭は土の中で腐る」「出る杭は打たれるが、出すぎた杭は打たれない」といった言葉もあります。それぞれ吉越浩一郎...

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異動をステップアップの機会として活用する|公務員の仕事術

公務員は、とにかく人事異動が多い職種です。定年までに何度も異動があるため、公務員になるとその宿命を乗り越えなければいけません。異動は楽しくもあり苦しいものです。新人のうちは、「いろんな職場や分野で働ける」と意気込んでいても、中年以降になると徐々に異動が苦しいものとなってきます。もちろんなかにはいつま...

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進みたいキャリアを意識する|公務員の仕事術

定年までに同期の中で係長級以上になるのは2人に1人です。自治体によって異なりますが、2人に1人というのは民間に比べると多くなります。公務員のキャリアは、1.マネージャー、2.スペシャリスト、3.スタッフの大きく3つに分けられます。1は、係長をはじめ課長や部長、2は専任主査(係長級)、3は主事・主任と...

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