若手は雑用を積極的に引き受ける|公務員の仕事術

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若手は雑用を積極的に引き受ける|公務員の仕事術

公務員1年目は、さまざまな雑用を引き受けることになります。電話を取ったり、資料のコピーをしたり、文書を届けたり、会議の会場セッティングをしたりとにかくいろんな雑用が降りかかります。1日が、雑用ではじまり雑用で終わるという人も少なくないでしょう。それくらい、新人の頃は多くの雑用をやらなければいけなくなります。時には、飲み会の幹事をすることも…。しかし、公務員にとっての仕事は雑用ばかりではありません。当然のごとく雑用以外の業務もありますから、「毎日毎日雑用に追われて、肝心の自分の業務が進まない」と嘆いている人は多いのでは?では、降りかかる雑用は、すべてしっかり引き受けるべきなのでしょうか?自己啓発書の中には、仕事は成果が出る部分に集中するべきとあり、雑用の断り方を説明しているものもあるようです。となると、どんなに若手職員でもやはり雑用は断るべきということになります。しかし実際はその逆でしょう。

 

よく、「雑用を頼まれるのですが、どうすれば断れますか」という若手職員からの相談があります。これは、ほとんどの公務員が新人の頃に感じる悩みです。確かに、雑用ではじまり終わる1日は、大事な仕事を進めることができないのでマイナスになります。それでも、降りかかる雑用は積極的に引き受けたほうが良いといわれています。要するに、自己啓発書などでは上手な断り方などを掲載していますが、実際は積極的に雑用を引き受けたほうが仕事をするうえで処理能力を高める手段になるというわけです。雑用は増え続けるだけで、なくなることはありません。どんなに断っても、ふたたび新しい雑用が降りかかります。それなら積極的に引き受けたほうが自分にとってもプラスになるでしょう。

 

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これまでの流れだと、雑用=若手職員の仕事、というイメージを持たれがちですが、係長・課長になっても雑用はあります。むしろ、係長・課長ほど多くの雑用を抱えているといっても過言ではありません。ただ主事・主任以上になると処理能力が高くなっているので、素早く雑用を処理することができます。一見すると「雑用もなく羨ましい」と思うかもしれませんが、それは水面下でどんどん処理しているだけで、決して雑用がなくなっているわけではないのです。残念ながら処理能力はすぐには身につけることはできません。まずは公務員1年目でどんどん雑用を引き受け、処理能力を高めていきましょう。むしろ公務員1年目では非常に重要な業務のひとつになります。それを乗り越えることができれば、新しい能力が身につき、効率良く仕事ができるようになるでしょう。できる職員はたくさんの雑用を極め、効率的に処理しています。新人のうちからさまざまな雑用を引き受ければ、自ずとできる職員になれるというわけです。職場にいる処理能力が高い人を観察してみてください。多くの雑用を抜け漏れなく効率的にこなしている人が多いと思いませんか?先延ばしにせず、その場で判断し雑用をこなしています。さらに、担当業務もしっかり行っていますから、判断力と意志の強さが伺えるでしょう。雑用は、ただの雑用ではありません。将来的に多くの能力を身につけることができる、第一歩に過ぎないのです。公務員1年目から積極的に雑用を引き受け、それを10年続ければ処理能力や判断力、意志の力などは膨大になります。ただ逆に、その10年で的確な判断力や強い意志がなければ意味がありません。

 

注意点は5つ。1.手帳などでタスク管理をする、2.すぐに着手する、3.同時進行できるものは行う、4.細切れ時間を活用する、5.毎日30分の雑用処理時間を設ける、です。2は、すべての雑用をすぐに着手する必要はありません。少しだけでもすぐに着手することで、あとになって膨大な雑用を抱え込む心配がないからです。できる職員や処理能力が高い人は、後回しにしていません。まず手帳などでタスク管理をしたら、すぐに少しだけでも着手しましょう。ただ、「雑用中毒」にだけは気をつけてください。多少怠け者程度のほうが効率良く雑用をこなすことができるからです。

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