相手のへ配慮と気配りを忘れない｜公務員の仕事術

公務員に限らず、どんな職種でもよくあるのが「配慮不足」です。たとえば、こんなケースがあります。席を外している課長を探している部長に、「ちょっと席を外しているだけだと思います」と伝えたところ、「先に第二会議室に行くと伝えておいて」とひと言。しかし、会場はもともと第一会議室といわれていたため、戻ってきた課長に「部長が先に行くと仰っていました」とだけ伝えてしまうと、当然課長は第一会議室へ行き変更になった第二会議室には来ません。このとききちんと「第二会議室へ行くと仰っていました」と伝えていれば、課長は「会場が変更になっていたなんて聞いていない」と怒ることはないでしょう。一見すると伝言を受けた若手職員が災難のように思われがちですが、正確な伝言ができていなかったことがこのような自体を招いたわけですから、きちんと「第二会議室」であると伝えていれば防げたことです。このような失敗は公務員に限らず多く、いかに相手への配慮と気配り、そして「正確な伝言」が重要になるかが分かります。仕事における伝言は、「報告」「連絡」「相談」の「報連相」であることは当然です。円滑に行うためにも、きちんとメモを取り正確に伝えることを心がけましょう。そうした小さな配慮・気配りが仕事でもプラスに働いていきます。

 

スポンサードリンク

 

分かりやすいのが、ディスプレイに付箋を貼ることです。伝言をしたい相手が席を外していた場合、「〇〇課長から電話がありました。またかけ直すとのこと」や「〇月〇日の会議について、〇月〇日〇時〇分」と詳細を付箋に書いて伝言したい相手のディスプレイに貼っておくといった配慮をきちんとしておくと、先にも述べたような失敗は起こりにくいでしょう。もちろん、伝言メモの書き方もポイントです。ただ「〇〇課長から電話がありました」とだけ書いても詳細が分かりません。ですから、1.伝言元、2.連絡先、3.用件、4.必要なリアクション、5.日時、6.受けた者の名前をきちんと書いておきましょう。特に注意したいのが、2・3・4で、この3つは忘れやすいので意識してメモすることが大切です。電話があったとだけ伝言されても、かけ直すべきか待つべきか分からないでしょう。ですから、1〜5すべてが揃っていることが伝言するうえでとても重要になります。そして、たとえ複数の伝言があっても何を優先すべきか分かりやすいでしょう。万が一重要な案件だった場合は、ひと言添える配慮をしておくと見落とさずに済みます。さらに、緊急・重要な案件に関しては電話をかけてきた相手（伝言元）にもきちんと伝えておくことが大切です。このとき、「伝えておきました」とひと言伝えておくだけでも十分でしょう。細かい気配りが積み重なり信頼へと繋がります。余計なこと…と思うかもしれませんが、できれば何かを頼まれた場合も、頼んできた人にひと言報告しておくことをオススメします。これがあるのとないのとでは、信頼の度合いも違います。