同じミスを繰り返さない｜公務員の仕事術

同じように仕事をしていても、なぜか「ミスの多い人」「ミスの少ない人」がいます。誰だってミスは嫌なものですし、なるべくは避けたいところです。しかし、最近の若手職員はミスが少ないといわれています。若手職員こそミスが多いイメージがありますが、なぜか最近はそういった若手職員が少ないといいますから驚きです。もちろんすべての若手職員がミスをしないわけではありませんが、ひと昔前に比べるとミスをする人は稀になったといわれています。でもなぜ、ミスが多い人・少ない人がいるのでしょうか？もともと公務員はこの2つに分けられるといわれていますが、ミスが少ない人のポイントは3つ挙げられます。1つ目は、正確な手順で仕事を進めていくことです。2つ目は、ミスが出やすいポイント、いわゆる注意点を把握したうえで、3つ目のチェックを行います。簡単にまとめると、正確な手順→注意点→チェックの流れです。ミスが多い人は、逆にこの3つがきちんとできていないといいます。とはいえ、この3つをきちんと実践することは決して簡単ではありません。これらを行うためには、ただ頭の中で理解しているだけでは実行できないからです。

 

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では、どうすれば良いのか…それは、「ミス記録」「チェックシート」「マニュアル改善」の3つの「ミス防止」を行うことでしょう。まず、「ミス記録」です。これは、分かりやすくいうと以前流行ったレコーディングダイエットと同じような方法になります。自身のミスを具体的に理解し把握します。人間は、どうしても不都合なことは忘れようとしますが、これでは残念ながらミスを繰り返すだけです。レコーディングダイエットというのは、食べたものをその都度書いていくものですが、ミス記録でも同じように「どんなミスをしたのか」を具体的に記録していきましょう。記録することで、自身のミスの傾向に気づくことができるようになります。「チェックシート」ですが、仕事ごとにリスト化していくものです。そうすることで抜け漏れを防ぐことができます。ミスを発見するための数値などをきちんとチェックシートにリスト化することで、先にも述べたように自身のミス傾向に気づくことができるでしょう。「マニュアル改善」では、マニュアルどおりに行わないと問題が生じるというのを防ぐために、ミスが出たなら当該部分にどんなミスが発生したのか、そしてそのリカバリーについて書き記していきます。そうすることで、マニュアルの手順の意味を見過ごすことなく仕事ができるでしょう。マニュアルは、正しい手順だけしか書いていません。その意味は軽視されがちですから、きちんと理解するために前述した方法を取ってみてください。そして、ダブルチェックでさらにミスを防ぎましょう。これらに気づくことができれば、今までよりミスを減らすことができるはずです。