会議の流れを掴もう｜公務員の仕事術

議事要旨を見ると、どれだけ会議力があるかが分かるといわれています。ですから、会議の流れを掴むためには何度も議事要旨を書くことがもっとも大きなポイントになります。公務員にとって欠かせないのが会議です。仕事を進めるために会議を行っていくため、少しでもスムーズに会議を進めるためにはしっかりとスキルを磨き「会議力」を身につける必要があります。抜群の会議力を持っている人は、過去の経過や論点などについて、正しい答えが返ってきます。そして、ほとんどの人は先ほども述べた議事要旨の作成を得意としています。もし会社に会議力が高い人がいるなら観察してみてください。会議のときには要点を記した議事要旨がすぐに送られてくるはずです。どんなに小さな打ち合わせでも、必ず議事要旨を作成し、その内容は非常にシンプルであることが多いといわれています。日時・場所・参加者・主な発言と決定事項が書かれているだけですが、シンプルだからこそ、どの発言が決定に繋がったのかがすぐに分かるようになっているのです。会議力が高い人は、とにかく議事要旨作成が得意で、その内容もシンプルで分かりやすいものが多いでしょう。もちろん、ただシンプルであれば良いというわけではありません。簡潔な議事要旨を書くには、会議の流れのポイントをしっかり掴み、まとめる力がなければいけないでしょう。そのため、会議力が高い人と低い人に分けられるのです。そして、議事要旨を見れば、その人がどれだけの会議力を持っているのかが分かるのでしょう。

 

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そもそも、良い会議には結論に至るまでの流れがしっかりしています。以前会議では「意見は言う、決定には従う」と説明しましたが、実行するために集まり議論し決定することが目的になります。そして良い会議には、必要な議論や決定に繋がる仕掛けがたくさん盛り込まれているといいます。公務員の会議では激論が交わされることはほとんどないため分かりにくいのですが、だからこそ先ほども述べた議事要旨が重要になってくるのです。ただボーっと座っているだけでは、残念ながら会議の仕組みについて知ることはできません。議事要旨は、会議の結果を参加者とともに共有することにも使えますから、作成しておくと大変喜ばれます。そして、万が一誤りがあった場合でもすぐに指摘してもらえるので助かるでしょう。公務員の会議ではなかなかこういった機会は少ないといわれていますから、少しでも良い会議をするにはやはり議事要旨がもっとも重要になってきます。

 

ちなみに、会議の流れは1.資料、2.発言、3.その順序で作成されます。そのため、会議でしっかり目的を果たすことができなかった場合、会議の目的に問題があったことになります。いわゆる「悪い会議」です。もしスムーズな会議が行われなかった場合は、1〜3の何れかに要因があることは一目瞭然ですから、なぜ目的を達成することができなかったのか議事要旨から振り返ってみてください。なかでも多いのは、「会議とあまり関係のない資料」です。関係のない資料を用意してしまうと、論点から外れた発言が増え、会議の目的が分かりにくくなってしまうでしょう。公務員の会議は大小さまざまです。独断で仕事を進めることはできないため、スムーズに仕事を進めるためには会議は欠かせません。これは前にも説明しましたが、良くも悪くも公務員にとって会議は必要不可欠なのです。だからこそ、会議力を身につければ仕事ははかどりますし、そのためにはどんどん議事要旨を書いて会議の流れの感度を上げましょう。