文書は、習うより慣れることがもっとも重要|公務員の仕事術

スポンサードリンク

文書は、習うより慣れることがもっとも重要|公務員の仕事術

文書は、習うより慣れることがもっとも重要になります。公務員にとって、文書を作ることは日々の欠かせない仕事のひとつ。文書を作ることはほとんどないといっても過言ではないほど、毎日文書作成を行っています。そのため、公務員にとって正確かつスピーディーな文書作成能力は不可欠といえるでしょう。とはいえ、誰でも最初から正確で速い文書作成ができるわけではありません。では、どうすれば文書作成能力が養われるのでしょうか?そのためには、「習うより慣れること」がもっとも重要になるでしょう。もちろん、文書作成能力を磨く基本は「手本に習う」こと。文書作成の研修や「公文書作成の手引き」などが役に立ちます。しかし、先にも述べたように実際の文書作成能力は「スキル」であるため、習うより慣れることが上達の早道になるでしょう。そのためには、手本を集め多くの行政的な言い回しに触れることも大切です。一度言葉使いと文書の作り方を覚えると、意外にも簡単にスムーズに書けるようになります。その能力を習得するまでの時間は個人差があり、またたとえば「問合せ先」と「問い合わせる」のように名詞と動詞で送り仮名が異なるもの、逆に似たような単語でも送り仮名が異なるものなどは間違えやすいといわれています。

 

スポンサードリンク

 

そういった特徴も掴むことができれば、あとはかなりラクに書けるようになるでしょう。このトレーニングは、早い時期から集中的に行うことで習得できます。おすすめは、先ほども登場した「公文書作成の手引き」です。そして、その根拠となる公文規定や文書管理規程なども参考になるでしょう。ちなみに、行政文書の言葉使いは常用漢字(「公用文における漢字使用等について(内閣訓令第一号)」「法令における漢字使用等について(内閣法制局通知)」)を基本としています。そして実務では「最新 公用文用字用語例集」を字引きとして使うと便利でしょう。他にも、廣瀬菊雄著「(改訂版)公用文 用字用語の要点(新日本法規)」は類義語の区別として参考になります。

 

文書作成は、目的に応じて形式を覚えることで非常に分かりやすく、スムーズに作成することができるでしょう。そして早道へと繋がります。また通知・照会・回答・依頼などは手本を集めておくのもポイントです。基本的に、文書作成能力が高い職員は使い回せる書式をそれぞれ取り揃え、先輩からも譲ってもらっています。いろんなところから参考にすることで、今まで難しいと感じていた文書もラクに書けるようになるはずです。もちろん、文書は作成だけでなく管理も重要になります。どんなにきちんとした文書が作れていても、管理を怠っていれば台無しです。ですから、作成した文書は必ず同じ場所に保管し、同一フォルダにまとめることをおすすめします。保存年数もきちんと書き込んでおけば、いつ作成した文書かも分かりやすいでしょう。

スポンサードリンク

文書は、習うより慣れることがもっとも重要|公務員の仕事術関連ページ

始業と同時に仕事ができるように出勤しよう
まずは教わったとおりにやってみる
とにかくメモすること
マニュアルで引き継ぎに備える
5分前のさらに5分前を心がけて
手帳は持ち歩くこと
小さな積み重ねが信頼に繋がる
きちんと指示を受ける
根拠は何か、目的は何かを考える
指示を受けたらゴールを見据えてから動きだそう
前例は大いに活用する|公務員の仕事に前例無しはレアケース
同じミスを繰り返さない
相手のへ配慮と気配りを忘れない
最初のひと言で「報連相」どれなのか分かるようにしよう
意見を言おう。決定には従おう
自分の部署だけ良ければ良いはダメ
第一印象の大切さを常に意識する
市民が聞かなくても分かるよう「可視化」する
上司の目線で書くことを重視する
会計は面白い!
会議の流れを掴むトレーニングとは
調整と整理の違い
手帳を活用しよう
根回しのやり方を覚えよう
トラブルを想定して対策をシュミレーションする|公務員の仕事術
例規と要綱を読めば周りと差が付く|公務員の仕事術
若手は雑用を積極的に引き受ける
人間関係を広げると仕事がやりやすくなる
メンターを見付け、ライバルを作ろう
人には敬意を払おう
立体的な人間関係を作ろう
本を読む習慣をつけよう
リーダーシップを磨くにはリーダーになるしかない
決断力と判断力の違いを抑え、磨こう
勉強会に参加しよう
仕事は早く覚え、未来を見据える
モチベーションを保つ工夫をする
叱られたら正面から乗り越える
健康で学ぶことを忘れないようにする
家族や友人と過ごす時間を持つ
地域活動に顔を出してみる
まずは働いて汗をかくことが大事
「ぬるま湯の公務員」にならないようにする
異動をステップアップの機会として活用する
進みたいキャリアを意識する