手帳は持ち歩くこと｜公務員の仕事術

あなたは卓上カレンダー派ですか？それとも手帳派ですか？デスクで仕事をすることが多いと、卓上カレンダーを置いている人は少なくありません。そして、卓上カレンダーに予定を書き、業務管理を行っている人も少なくないといいます。カレンダーに書き込んでいるのですから、「何も書かないより業務管理できているのでは？」と思われるかもしれません。しかし、卓上カレンダーにスケジュールを書くということは、席に戻らなければ予定を知ることができません。確かに、職種によっては業務管理の必要性がない場合もあります。しかし、たとえ打ち合わせなどのアポイントが少なくても、用紙の補充や打ち合わせ準備、マニュアル改善、上司への報告や連絡など「タスク」は存在するはずです。仕事を確実に、そしてスピーディーにこなすためには業務それぞれのタスクをきちんと管理する必要があります。公務員にとっては、この「タスクを管理し多くの業務を効率良くこなすこと」は必須スキルになるでしょう。そのためには、卓上カレンダーでは当然タスク管理はできません。やはり、手帳が基本ツールになるでしょう。近年はスマートフォンのアプリなどで管理している方も増え、手軽に簡単にタスク管理ができるようになりました。特に抜け漏れの多い人や仕事に追われている人は、ぜひ手帳を持ち歩き「タスク管理（業務管理）」を行ってみてください。グッと仕事の効率がアップするはずです。

 

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また業務日誌も役に立つでしょう。業務日誌がないところが多いといいますが、毎日の業務内容について報告することで「いつどんな指導を受けたのか」ということもよく分かるようになります。業務日誌を行っているのはまだ公務員全体のなかでもごく一部ですが、日誌をつけていれば仕事にも役立たせることができますし、大事なことをきちんと振り返ることができます。業務日誌をつけているところは、「手帳」「ノート」「ワード・エクセル」「ダイアリー」など形態はさまざま。1日にひとつ学んだことを書いたとしても、1年後には200を超える大きな学びとなるでしょう。ただ注意してほしい点があります。それは、「個人情報の記入」です。地方公務員法第34条に書かれている「職務上知り得た秘密」は絶対に書かないようにしてください。どうしても記録が必要な場合は記号などを使い、万が一紛失や公開請求があった場合でも問題がないように備えておきましょう。